Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

1. Αντικείμενο και διάρκεια

Το garazio φιλοξενεί και επεξεργάζεται τα δεδομένα που καταχωρίζει το συνεργείο στην εφαρμογή, μόνο για να του παρέχει την υπηρεσία. Η σύμβαση ισχύει όσο ισχύουν οι Όροι χρήσης και μέχρι να διαγραφούν τα δεδομένα όπως στην παράγραφο 5.8.

2. Τι επεξεργασία γίνεται

Αποθήκευση, οργάνωση, αναζήτηση και εμφάνιση των δεδομένων. Εκτύπωση και κοινοποίηση καρτών εργασίας με σύνδεσμο. Αποστολή email προς τους πελάτες όταν το ζητά το συνεργείο ή όταν το έχει ορίσει στις ρυθμίσεις (υπενθυμίσεις, ευχές). Εισαγωγή και εξαγωγή αρχείων. Αντίγραφα ασφαλείας και τεχνική υποστήριξη.

3. Ποια δεδομένα και ποιων

• Πελάτες και υποψήφιοι πελάτες του συνεργείου: ονοματεπώνυμο, τηλέφωνα, email, διεύθυνση, ΑΦΜ (αν καταχωριστεί), ημερομηνία γενεθλίων, προτιμήσεις μηνυμάτων. Οχήματα, μηχανές και σκάφη (πινακίδα, αριθμός πλαισίου, σειριακοί αριθμοί, χιλιόμετρα ή ώρες λειτουργίας). Εργασίες, κάρτες, τιμές, φωτογραφίες, έγκριση κάρτας και ιστορικό επικοινωνίας.
• Χρήστες του συνεργείου: όνομα, email, ρόλος, ημερομηνίες σύνδεσης και ενέργειες στην εφαρμογή.

Η εφαρμογή δεν προορίζεται για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9 ΓΚΠΔ) και το συνεργείο δεν τις καταχωρίζει.

4. Οι υποχρεώσεις του συνεργείου

• Έχει νόμιμη βάση για τα δεδομένα των πελατών του και τους ενημερώνει. Η εφαρμογή του δίνει σελίδα ενημέρωσης, που συμπληρώνει στις Ρυθμίσεις → Email & όρια και φαίνεται σε κάθε email.
• Για ευχές και μαζικά μηνύματα έχει τη συγκατάθεση του πελάτη ή άλλη νόμιμη βάση, και σέβεται όσους δεν θέλουν να λαμβάνουν.
• Κρατά τα δεδομένα ακριβή, φροντίζει ποιος από τους ανθρώπους του έχει πρόσβαση και κρατά τους κωδικούς μυστικούς.
• Οι οδηγίες του προς το garazio είναι νόμιμες. Οι Όροι χρήσης, οι ρυθμίσεις του και οι ενέργειές του στην εφαρμογή είναι οι οδηγίες του.

5. Οι υποχρεώσεις του garazio

• 5.1 Μόνο με οδηγίες. Επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του συνεργείου, εκτός αν το υποχρεώνει ο νόμος· τότε ενημερώνει το συνεργείο πριν από την επεξεργασία, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει. Δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς και δεν τα πουλά.
• 5.2 Εμπιστευτικότητα. Πρόσβαση έχουν μόνο όσοι από την ομάδα του τη χρειάζονται, δεσμευμένοι με εμπιστευτικότητα. Η είσοδος στον λογαριασμό του συνεργείου γίνεται μόνο για υποστήριξη, τεχνικό έλεγχο ή έλεγχο παράβασης, κρατά έως μία ώρα και καταγράφεται.
• 5.3 Ασφάλεια. Εφαρμόζει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του Παραρτήματος (άρθρο 32 ΓΚΠΔ) και τα βελτιώνει με τον καιρό.
• 5.4 Υπεργολάβοι. Το συνεργείο δίνει γενική άδεια για τους εκτελούντες της παραγράφου 7. Για νέο ή διαφορετικό, το garazio ενημερώνει τουλάχιστον 30 ημέρες πριν. Το συνεργείο μπορεί να αντιταχθεί για σοβαρό λόγο· αν δεν βρεθεί λύση, μπορεί να σταματήσει τη συνδρομή και του επιστρέφεται το ποσό των μηνών που δεν χρησιμοποιήθηκαν. Κάθε υπεργολάβος δεσμεύεται με τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας και το garazio ευθύνεται γι' αυτόν.
• 5.5 Δικαιώματα των πελατών. Η εφαρμογή επιτρέπει στο συνεργείο να διορθώνει, να εξάγει και να διαγράφει ή να ανωνυμοποιεί έναν πελάτη και να σταματά τα μηνύματα προς αυτόν. Αν ένας πελάτης ζητήσει κάτι απευθείας από το garazio, το garazio το προωθεί στο συνεργείο χωρίς καθυστέρηση και το βοηθά να απαντήσει.
• 5.6 Συνδρομή. Βοηθά το συνεργείο, με όσα στοιχεία διαθέτει, στην ασφάλεια, σε εκτίμηση αντικτύπου και σε διαβούλευση με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων.
• 5.7 Παραβίαση. Αν συμβεί παραβίαση δεδομένων του συνεργείου, το ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο μέσα σε 48 ώρες από τη στιγμή που τη μάθει. Δίνει όσα στοιχεία χρειάζεται το συνεργείο για να ενημερώσει την Αρχή (μέσα σε 72 ώρες) και, όπου χρειάζεται, τους πελάτες του.
• 5.8 Τέλος της συνεργασίας. Τα δεδομένα μένουν διαθέσιμα για λήψη σε Excel 90 ημέρες μετά το τέλος της δοκιμής ή της συνδρομής. Μετά διαγράφονται, και από τα αντίγραφα ασφαλείας μέσα σε 30 ακόμα ημέρες, εκτός αν ο νόμος υποχρεώνει να κρατηθούν.
• 5.9 Έλεγχοι. Δίνει στο συνεργείο τις πληροφορίες που χρειάζεται για να δείξει ότι τηρούνται όσα λέει η σύμβαση. Δέχεται έλεγχο από το συνεργείο ή από ελεγκτή που αυτό ορίζει και δεσμεύεται με εμπιστευτικότητα, μία φορά τον χρόνο και με ειδοποίηση 30 ημερών, χωρίς πρόσβαση σε δεδομένα άλλων πελατών. Το κόστος του ελέγχου βαρύνει το συνεργείο.

6. Πού βρίσκονται τα δεδομένα

Η βάση δεδομένων και τα αρχεία βρίσκονται στη Φρανκφούρτη (Ευρωπαϊκή Ένωση). Όπου ένας εκτελών έχει έδρα ή πρόσβαση από χώρα εκτός ΕΕ (π.χ. ΗΠΑ), η διαβίβαση γίνεται με τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (απόφαση 2021/914) ή με την πιστοποίηση του εκτελούντος στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ.

7. Εκτελούντες για λογαριασμό του garazio

8. Ευθύνη

Η ευθύνη κάθε μέρους ορίζεται από το άρθρο 82 του ΓΚΠΔ και, κατά τα λοιπά, από τους Όρους χρήσης. Για ερωτήσεις σχετικά με τη σύμβαση: info@garazio.gr.

Παράρτημα. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας

• Κρυπτογράφηση κάθε σύνδεσης (HTTPS/TLS) και κρυπτογράφηση των δεδομένων στους δίσκους του παρόχου φιλοξενίας.
• Χωριστά δεδομένα για κάθε συνεργείο: κάθε πίνακας της βάσης έχει κανόνες που επιτρέπουν στον χρήστη μόνο τα δεδομένα του δικού του συνεργείου, και οι κανόνες ελέγχονται με αυτόματα τεστ σε κάθε αλλαγή.
• Ρόλοι μέσα στο συνεργείο (διαχειριστής, τεχνικός) και απενεργοποίηση χρηστών που φεύγουν.
• Κωδικοί αποθηκευμένοι μόνο με κρυπτογραφικό κατακερματισμό. Ο κωδικός ορίζεται μετά την επιβεβαίωση του email. Υπάρχουν όρια στις προσπάθειες από το διαδίκτυο.
• Οι σύνδεσμοι καρτών προς τους πελάτες έχουν τυχαίο, μη μαντέψιμο κλειδί. Τα αρχεία της κάρτας δίνονται μόνο μέσα από αυτόν τον σύνδεσμο, με προσωρινή άδεια.
• Η ομάδα του garazio έχει τα ελάχιστα δικαιώματα που χρειάζεται. Οι ενέργειες και οι είσοδοι για υποστήριξη καταγράφονται.
• Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.
• Email με έλεγχο αποστολέα (SPF, DKIM), σύνδεσμο διαγραφής στα μηνύματα προώθησης και αυτόματη διακοπή σε διευθύνσεις που επιστρέφουν.
• Τακτική ενημέρωση του λογισμικού και έλεγχοι ασφαλείας του κώδικα.